Sei es für den Familienstammbaum oder die Geschichte des eigenen Hauses – oft können offizielle Dokumente wie Familienregister, Bauunterlagen oder Gemeinderatsbeschlüsse Auskunft über die Vergangenheit einer Person, einer Familie oder eines Gebäudes geben. Damit auch die Herisauer Bevölkerung ihre Geschichte erforschen kann, können diverse archivierte Dokumente unter Berücksichtigung des Datenschutzgesetztes im Gemeindearchiv eingesehen werden. Zuständig dafür ist die Historikerin und Archivarin Gerda Leipold.

Doch beginnen wir von vorn, denn das Führen eines Archivs ist keine Erfindung der jüngeren Zeit. Auch nicht in Herisau. Das älteste gefundene Herisauer Gemeindearchivverzeichnis stammt aus dem Jahr 1815. Zu dieser Zeit wird das Archiv noch im Kirchturm der Dorfkirche geführt. «Das war früher ein klassischer Archivort. Akten und Bücher wurden dort aufbewahrt, weil der Kirchturm damals als sicherster Verwahrungsort angesehen wurde», sagt Leipold. Nach dem Bau des heutigen Gemeindehauses 1876/77 werden die Unterlagen der  Gemeindeverwaltung übertragen. Im Vergleich zu heute ist es noch immer eine beschauliche Menge an Unterlagen. Grund dafür ist unter anderem, dass Gemeindeangestellte diverse Akten noch zuhause verwahren und diese beim Beenden ihrer Amtstätigkeit ihren Nachfolgern übergeben. Mit der Zunahme der Schriftlichkeit wächst jedoch das Bedürfnis nach offiziellen Archivräumen. Diese werden später oft von den verschiedenen Ämtern selber geführt.

Digitalisierung eingeführt
2003 übernimmt die Gemeinde ihr erstes digitales Archivverzeichnis. Dieses soll eine erste Übersicht über die vorhandenen Unterlagen bieten und wird in den folgenden Jahren stetig ergänzt. Doch auch wenn die Digitalisierung die Archivarbeit erheblich vereinfacht, kann sie spezialisierte Fachleute nicht ersetzen. «Es wurde darauf vertraut, dass sich die Digitalisierung und der unbegrenzte Datenspeicher selbstständig um die Archivierung der Unterlagen kümmern würden. Obwohl sich der Trend des papierlosen Büros in diversen Bereichen abzeichnete, stellte man schnell fest, dass dies im Bereich der Archivarbeiten eine Illusion ist», sagt Gerda Leipold. Da digitale Formate, wie beispielsweise die Diskette, mit der Zeit nicht mehr lesbar sind, werden weiter Dokumente ausgedruckt. Und so beginnen die  Papiermengen auch im Herisauer Gemeindearchiv wieder zu steigen.

2011 wird in Appenzell Ausserrhoden zudem das Archivgesetz in Kraft gesetzt. Darin wird die Zuständigkeit und  Organisation der Gemeindearchive definiert. So sind diese für die Archivierung der Dokumente des Gemeinderats zuständig und können für die Gemeindegeschichte wichtiges Archivgut übernehmen. Da kommt Gerda Leipold ins Spiel. 2014 wird sie vom  Gemeinderat mit der Reorganisation des Archivs und der Bewertung, Erschliessung und Bewahrung der Dokumente beauftragt. Aufgrund des damals bestehenden Platzmangels  fokussiert sich Leipold zuerst auf die Archivwürdigkeit und die Reduktion der Unterlagen. Während Kernüberlieferungen – etwa Verträge oder Gemeinderatsprotokolle – gemäss Leipold als archivwürdig angesehen werden, besteht bei anderen Dokumenten noch immer eine grosse Grauzone. Dazu gehören beispielsweise serielle Akten in Form diverser Rechnungsbücher verschiedener Ämter. «Hier stellte sich die Frage, ob diese nach der gesetzlich definierten Aufbewahrungsfrist unbesehen entsorgt werden können oder ob sie danach erneut bewertet werden müssten.» Vor allem weil nicht nur der rechtliche, sondern auch der historische Aspekt für das Gemeindearchiv von grosser Bedeutung ist.

Dabei  unterscheidet das Gemeindearchiv zwischen zwei Bereichen: Dem Zwischenarchiv und dem historischen Archiv. Während die Unterlagen im Zwischenarchiv einer gesetzlichen Frist unterliegen, wird den Unterlagen im historischen Archiv eine künftige Relevanz beigemessen. «Hier gilt es sicherzustellen, dass zukünftige Fragen über die Vergangenheit mit offiziellen Dokumenten zumindest ein Stück weit beantwortet werden können.» Eine umfassende  Beschreibung der Unterlagen soll zudem bewirken, dass sie auch in Zukunft schnell gefunden werden können.

Stetige Anpassungen
Dabei könne gerade die Bestandserhaltung zur Herausforderung werden. «Wir bewahren die Unterlagen, damit sie gefunden werden.» Dafür müssen die Erhaltungsmassnahmen stetig angepasst werden – im technologischen wie im analogen Berein. Es ist kaum abzuschätzen, wie sich die Digitalisierung in den kommenden Jahren weiterentwickeln wird. Auch weil  verschiedene Verwaltungsunterlagen zunehmen nur noch digital erfasst werden. Verjährt die Aufbewahrungsfrist der Daten, werden sie aus Kosten und Energiegründungen in ein ruhenden System überführt. Damit diese Daten weiterhin auffindbar bleiben und sich Erfahrungen wie mit der Diskette nicht wiederholen, gilt es aber auch im Archiv à jour zu bleiben.

Im analogen Bereich sind für die Erhaltung der Dokumente unter anderem das in der Verwaltung gewählte Papier oder das für das Archivgut verwendete Verpackungsmaterial von Bedeutung. Damit das Archivgut auch künftig genutzt werden kann, ist es wichtig, dass das Papier alterungsfähig ist.

Eine Anfrage pro Woche
Aktuell umfasst das Gemeindearchiv Herisau rund 1500 Laufmeter an Informationen. Darunter fallen nebst diversen Gemeinderatsbeschlüssen, auch Bilder, Karten oder Baupläne. Und diese sind auch ausserhalb der Verwaltung gefragt. Pro Woche erhält Gerda Leipold durchschnittlich eine Anfrage zu archivierten Unterlagen – rund zwei Drittel der Anfragen kommen aus der Bevölkerung, beispielsweise für die Ahnenforschung. Weiter nutzen auch Forschende, Medienschaffende sowie Vereine die kostenlose Dienstleistung. Zudem ist Gerda Leipold überzeugt: «Durch die professionelle Betreuung des Archivs wird auch die Nutzung des Angebots weiter steigen.»