Noemi Zwick, welche Aufgaben fallen in die Zuständigkeit der Gemeindekanzlei?
Die Gemeindekanzlei ist die Drehscheibe der Verwaltung. Wir unterstützen den Gemeinderat und den Einwohnerrat als Stabsstelle und bereiten deren Geschäfte vor. Dazu kommen viele administrative Aufgaben, unter anderem bei Einbürgerungsgesuchen, die Protokollführung bei Sitzungen oder die Organisation des Gemeindearchivs. Auch die Pflege der Website, das Erstellen des jährlichen Rechenschaftsberichts, statistische Arbeiten sowie die Verarbeitung der Post gehören zu unserem Alltag.

Sie bezeichnen die Gemeindekanzlei als Stabsstelle. Was meinen Sie damit?
Wir unterstützen Gemeinderat und Einwohnerrat in ihrer Arbeit, indem wir bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen mitwirken, Protokolle führen und die Koordination zwischen den Gremien übernehmen, damit die Informationen richtig fliessen. Auch die notwendige Infrastruktur für eine reibungslose Arbeit stellen wir bereit. Zum Team der Ausführenden zählt dabei auch die Gemeindeweibelin.

Welche Bereiche gehören zur Gemeindekanzlei?
Wir sprechen von folgenden Bereichen: Personaldienst, Rechtsdienst und Kommunikation. Der Personaldienst ist besonders zeitintensiv. Hier führen wir das Zeiterfassungssystem, helfen bei Stellenbesetzungen und aktualisieren den Personalbestand, beispielsweise in internen IT-Applikationen.

Wie gross ist Ihr Team?
Es umfasst derzeit neun Personen in verschiedenen Arbeitspensen. Dazu gehören zum Beispiel Thomas Baumgartner als Gemeindeschreiber, der Kommunikationsverantwortliche Thomas Walliser Keel oder die beiden Juristen Mathias Schneider und Andres Thürlimann im Rechtsdienst.

Welches ist Ihre Funktion?
Ich bin die Assistentin des Gemeindeschreibers und des Gemeindepräsidenten. Zusätzlich unterstütze ich den Personaldienst, bin verantwortlich für die Lehrlingsausbildung in unserem Bereich und führe als Aktuarin Protokoll in der Bürgerrechtskommission.

Die Berufsausbildung ist ebenfalls in der Gemeindekanzlei angesiedelt?
Die Berufsbildung ist organisatorisch im Personaldienst angesiedelt. Dort werden Ausbildung, Betreuung und Auswahl der Lernenden koordiniert. Wir kümmern uns um kaufmännische Lernende. Während ihres Einsatzes in der Gemeindekanzlei begleiten wir die Lernenden direkt, weisen ihnen Aufgaben zu und beurteilen ihre Leistungen.

Wie sieht ein typischer Arbeitstag bei Ihnen aus?
Kaum ein Tag ist wie ein anderer. Meistens bestimmen eingegangene E-Mails meinen Alltag. Ein besonderer Fixpunkt ist die Vorbereitung von Sitzungen. Alle zwei Wochen versenden wir die Einladungen für die Gemeinderatssitzung und kümmern uns um die Nachbearbeitung. Und auch vor den Sitzungen des Einwohnerrates gibt es eine intensive Vorbereitungsphase. Dazu habe ich viele interne Kontakte, sei es am Schalter oder am Telefon.

Was sind die grössten Herausforderungen in Ihrer täglichen Arbeit?
Den Überblick zu bewahren, Ruhe auszustrahlen und Ratsuchende richtig zu beraten. Gleichzeitig ist es wichtig, dass der gesamte Betrieb störungsfrei und effizient läuft. Und nicht zuletzt: Ich möchte immer ein Lächeln auf dem Gesicht haben.